Ситуация:

Для оплаты командировочных расходов работнику выдана под отчет сумма в рублях РФ, на которую он на территории Израиля в банке приобрел новые израильские шекели. Как отразить в учете организации командировочные расходы?

Работнику выдано под отчет 50 000 руб. Согласно приложенным к авансовому отчету подтверждающим документам сумма расходов составила 3600 шекелей (банковская комиссия за покупку валюты, стоимость проезда и проживания). Сумма суточных равна 13 200 руб. (из расчета 2500 руб. за каждый день командировки в иностранном государстве и 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ в сутки согласно положению о командировках). Шекели приобретены по курсу 9,5 руб/шекель.

Командировка связана с заключением рамочного договора на долговременную поставку продукции, производимой организацией.

Корреспонденция счетов:

Трудовые отношения

Согласно ст. 167 Трудового кодекса РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с командировкой. Перечень таких расходов установлен в ч. 1 ст. 168 ТК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ, абз. 1, 2 п. 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Порядок ведения кассовых операций

В целях возмещения командировочных расходов работнику перед началом командировки из кассы выдаются под отчет наличные деньги. Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, фактические расходы по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и иные расходы, связанные с командировкой (п. п. 10, 26 Положения, абз. 1, 3 п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).

В данном случае командированному за рубеж работнику организация выдала под отчет средства в рублях РФ, а работник самостоятельно приобретал валюту. Как разъяснил Минфин России, в этом случае операция по конвертации валютных средств рассматривается как операция, совершенная работником (Письма от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347, от 31.03.2011 N 03-03-06/1-193). При этом работодатель компенсирует работнику именно сумму расходов в рублях, которую он потратил на приобретение валюты. Курс валюты определяется на основании первичных документов на приобретение валюты (справки банка) <*>.

Таким образом, при заполнении авансового отчета работник указывает полученную сумму и расходы в валюте РФ (см. также Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Бухгалтерский учет

Учет расчетов с работником, которому выданы денежные средства под отчет, осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

В рассматриваемой ситуации командировочные расходы учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности в качестве коммерческих расходов на дату утверждения авансового отчета. Коммерческие расходы могут быть в конце месяца в полной сумме списаны в себестоимость продаж, если такой порядок установлен организацией (п. п. 5, 9 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Поскольку расчеты с подотчетным лицом производятся в рублях РФ, учет расчетов осуществляется только в валюте РФ без применения норм Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утвержденного Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н.

Налог на прибыль организаций

Расходы на командировки признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией. Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

В данном случае под отчет выдана сумма в рублях и исходя из приведенных выше разъяснений Минфина России сумма расходов считается выраженной в рублях, а определяется по курсу, указанному в справке на обмен валюты. В этом случае у организации не возникает курсовых разниц по расчетам с работником (п. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки за рубежом в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по проезду и найму жилого помещения. Также не признаются налогооблагаемыми доходами суточные в размере, не превышающем 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В данном случае все расходы работника подтверждены, а сумма суточных не превышает установленных ограничений. Таким образом, у работника не возникает доходов, облагаемых НДФЛ.

Страховые взносы

 Суммы возмещения работнику расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС, ТФОМС, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. К командировочным расходам относятся суточные (без ограничения суммы), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы (на проезд, по найму жилого помещения и др.) (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

<*> Отметим, что, по мнению Минфина России, изложенному в Письме N 03-03-06/1/193, в случае отсутствия документов, подтверждающих приобретение валюты, подлежащая компенсации сумма расходов определяется на основании подтверждающих их первичных документов в валюте платежей. При этом производится пересчет валюты в рубли РФ на дату утверждения авансового отчета. 2011-08-03

Е.В.Фещенко

Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению