Как отражаются в учете организации расходы по проезду работника, направленного в служебную командировку, если утеряны посадочные талоны на самолет?

 

Организация направила работника в служебную командировку для участия в конференции по стратегии развития бизнеса, проходящей в другом регионе РФ. Для поездки командированным работником были приобретены авиабилеты в оба конца (в электронном виде) стоимостью 14 160 руб. (в том числе НДС 2160 руб.), которые были оплачены за счет средств выданного для оплаты командировочных расходов аванса.

 

По окончании командировки работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих командировочные расходы. Однако при составлении авансового отчета выяснилось, что утеряны посадочные талоны, необходимые для подтверждения перелета. Позже работником представлена справка, выданная авиаперевозчиком, подтверждающая факт перелета.

_____________________________________________________________

 

Консультант: Добрый день!

 

Корреспонденция счетов:

 

Трудовые отношения

 

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение работодателем расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходов по проезду (ст. 167, ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

 

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс, в том числе на оплату расходов по проезду (п. 10 Положения).

 

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов и произвести окончательный расчет по выданному авансу (п. 26 Положения, абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П). К авансовому отчету прилагаются в том числе документы, подтверждающие фактические расходы по проезду.

 

Бухгалтерский учет

 

Выдача наличных денег из кассы под отчет производится на основании заявления подотчетного лица, заверенного личной подписью руководителя организации, и оформляется расходным кассовым ордером (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций). Как указано выше, отчет по израсходованным суммам производится в течение трех дней после выхода на работу сотрудника. Для этого составляется авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 <*>) с приложением к нему подтверждающих документов.

 

Для учета расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдача подотчетных сумм отражается по дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

 

Затраты организации, связанные со служебными командировками работников, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. п. 5, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

 

На дату признания расхода в учете организации в данном случае производится запись по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" (44 "Расходы на продажу") и кредиту счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов).

 

Налог на прибыль организаций

 

Расходы организации на командировки, в том числе на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, для целей исчисления налога на прибыль признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

 

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) организацией, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

 

Согласно разъяснениям финансового ведомства документами, подтверждающими проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, по общему правилу являются подлинники проездных документов.

 

В случае приобретения проездных документов (авиабилетов), оформленных в бездокументарной форме - электронной маршрут/квитанцией (электронным пассажирским билетом), необходимо учитывать положения п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации", которым установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

 

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной (электронной) форме, оправдательными документами, подтверждающими расходы на его приобретение для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. Данные разъяснения и выводы содержатся в Письмах Минфина России от 01.10.2012 N 03-03-06/1/515, от 26.04.2012 N 03-03-04/1, от 23.09.2011 N 03-03-07/34, от 01.02.2011 N 03-03-07/1 и др.

 

В рассматриваемой ситуации посадочные талоны, подтверждающие факт произведенной перевозки подотчетного лица по указанному в авиабилете маршруту, были утеряны.

 

На основании п. 84 Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей", утвержденных Приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

 

Пунктом 1 ст. 252 НК РФ допускается использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих расходы на проезд. Исходя из этого, а также учитывая вышеприведенные нормы и то, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, Минфином России сделан вывод: в случае утраты оригинального экземпляра посадочного талона расходы по осуществленному авиаперелету для целей налогообложения прибыли могут быть подтверждены справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем), которая должна содержать необходимую для подтверждения полета информацию (Письма от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 N 03-03-07/33).

 

В данном случае такая справка работником представлена. Следовательно, организация может учесть расходы на авиаперелет работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, которые подтверждены не оригиналами посадочных талонов, а соответствующей справкой перевозчика, при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

 

Налог на добавленную стоимость (НДС)

 

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по командировочным расходам, в частности расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль. При этом НДС по указанным расходам принимается к вычету на основании выданных работнику бланков строгой отчетности, в которых НДС выделен отдельной строкой. Заметим, что полученные документы регистрируются только в книге покупок, применяемой при расчетах по НДС, и не регистрируются в журнале учета полученных и выставленных счетов- фактур, применяемых при расчетах по НДС (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, пп. "а" п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

 

Как указано выше, маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 Приказа Минтранса России N 134).

 

Таким образом, в рассматриваемом случае расходы на приобретение электронных авиабилетов для работника, направленного в служебную командировку, соответствуют положениям п. 7 ст. 171 НК РФ:

 

- произведены для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения по НДС;

 

- учитываются в составе командировочных расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль;

 

- их оплата подтверждается документом строгой отчетности, в котором НДС выделен отдельной строкой.

 

Следовательно, сумма НДС по указанным расходам подлежит вычету в соответствии с п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ (Письма Минфина России от 21.09.2012 N 03-07-11/393, от 12.01.2011 N 03-07-11/07).

 

Суммы НДС, предъявленные организации в стоимости авиабилетов, отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям". При принятии НДС к вычету производится запись по дебету счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" и кредиту счета 19 (Инструкция по применению Плана счетов).

 

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

 

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно. Следовательно, при возмещении расходов на проезд, подтвержденных, в частности, распечаткой электронного авиабилета, у работника не возникает доходов, облагаемых НДФЛ (Письма Минфина России от 21.03.2011 N 03-04-06/6-49, от 06.03.2012 N 03-04-06/3-57).

 

Страховые взносы

 

Не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС, ТФОМС, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний суммы возмещения работнику расходов на командировки. К таким расходам относятся, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").